Khung phân loại tài liệu giúp cho việc xây dựng phương án phân loại tài liệu trong chỉnh lý. Phương án phân loại tài liệu là công cụ cốt yếu nhất để phân chia tài liệu ở các cấp độ khác nhau một cách khoa học trong chỉnh lý, tạo ra các cấp độ phân loại theo thứ bậc, mà đơn vị phân loại cuối cùng là hồ sơ, đơn vị bảo quản.Nếu người được giao nhiệm vụ viết phương án phân loại tài liệu chỉ dựa vào các lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, như tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức qua các thời kỳ của đơn vị hình thành phông như vẫn làm, thoát lý hệ thống tài liệu vĩ mô, thì việc phân loại tài liệu đó vẫn mang nặng tính chủ quan, cục bộ đối với tài liệu của từng cơ quan, tổ chức cụ thể. Làm như vậy sẽ bị thiếu vắng tính hệ thống của cả một ngành khi thực hiện chỉnh lý tài liệu. Khi đã có sẵn một khung phân loại tài liệu của một quốc gia, ví dụ của Phông lưu trữ quốc gia, thì chắc chắn sẽ có được một hệ thống phân loại tài liệu, định hướng cho việc phân loại tài liệu là đối tượng đưa ra chỉnh lý.[1]

Khung phân loại tài liệu giúp đắc lực cho việc xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý tài liệu. Trong việc chuẩn bị chỉnh lý tài liệu, khung phân loại tài liệu được coi như công cụ định hướng quan trọng cho việc viết bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu. Người được phân công viết bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, nếu chỉ dựa vào thông tin của riêng đơn vị hình thành phông, hoặc dựa vào tài liệu cụ thể đưa ra chỉnh lý, sẽ dẫn đến chỉ đạo lựa chọn và loại huỷ tài liệu trong chỉnh lý rất cục bộ, thiếu tính hệ thống. Điều hiển nhiên có liên quan đến toàn bộ công tác xác định giá trị tài liệu theo quan điểm hiện hiện nay là xác định giá trị tài liệu vĩ mô, vậy bất kể việc xác định giá trị đơn lẻ ở đâu, đều thu về một mục đích cuối cùng để thực hiện tối ưu hoá toàn bộ tài liệu Phông lưu trữ quốc gia. Làm như vậy, người chỉ đạo xác định giá trị trong chỉnh lý phải có một công cụ bổ trợ cho việc xác định giá trị theo quan điểm hệ thống, đó là khung phân loại tài liệu. Vì vậy, trong quá trình hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, hoặc trực tiếp xác định giá trị tài liệu, thì người thực thi công việc phải nắm được hệ thống tài liệu của cả một tổng thể khối lớn. Với yêu cầu như vậy thì khung phân loại tài liệu đáp ứng được thoả mãn. Đây là điểm quan trọng để quyết định giữ lại hay loại ra từng tài liệu cụ thể trong chỉnh lý tài liệu.[1]

Khung phân loại thông tin tài liệu giúp xây dựng công cụ ta tìm tài liệu trong chỉnh lý tài liệu. Công cụ tra tìm tài liệu phổ biến nhất là mục lục hồ sơ của một khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Mục lục này phản ánh số lượng hồ sơ hiện hữu sau khi chỉnh lý. Nhưng với yêu cầu tìm tin tổng hợp có hiệu quả hơn, người ta thường phải xây dựng các lại công cụ tra tìm khác như bộ thẻ chuyên đề, hoặc xây dựng một cơ sở dữ liệu để tìm tin theo chuyên đề. Với yêu cầu này thì khung phân loại tài liệu giúp ích đắc lực nhất.[1]